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Création d’un Assistant IA pour Gérer les Rendez-Vous et Optimiser les Interactions Clients

Dans cette étude de cas, découvrez comment Aydinet a collaboré avec EDF pour accélérer sa transition énergétique grâce à des solutions numériques innovantes, visant à optimiser les opérations et renforcer leur impact environnemental.

Contexte et problématique

Un coach professionnel, spécialisé dans le développement personnel et l’accompagnement des entreprises, souhaitait déléguer une partie de sa gestion administrative afin de se concentrer sur ses séances et ses clients. Confronté à une augmentation des demandes, il était nécessaire de trouver une solution capable de :

  • Répondre rapidement aux demandes de renseignements sur ses services.
  • Planifier et annuler des rendez-vous de manière autonome.
  • Offrir une expérience fluide et professionnelle aux prospects et clients existants.

Pour ce coach, l’objectif principal était d’automatiser ces interactions courantes tout en maintenant un haut niveau de qualité et de personnalisation.

Objectifs du projet

  • Automatiser la gestion des rendez-vous : Permettre à l’assistant IA de planifier, modifier et annuler les rendez-vous en temps réel.
  • Améliorer la réactivité : Assurer des réponses instantanées aux prospects et clients, disponibles 24/7, pour maximiser leur satisfaction.
  • Optimiser le temps du coach : Réduire les tâches administratives chronophages pour permettre au coach de se concentrer sur son cœur de métier.
  • Renforcer l’image professionnelle : Fournir une expérience client moderne, fluide et personnalisée, tout en préservant une communication chaleureuse et humaine.

Approche et solutions apportées

AydiNet a conçu un assistant IA vocal et textuel, spécialement développé pour répondre aux besoins du coach. Cet assistant, basé sur une intelligence artificielle avancée, a été conçu pour automatiser les interactions clients tout en offrant une expérience fluide et intuitive.

Analyse des besoins
Nous avons travaillé en collaboration avec le coach pour identifier les principales fonctionnalités nécessaires, notamment :

  • Répondre aux questions fréquentes sur les services proposés (type de coaching, durée, tarifs).
  • Planification, modification ou annulation de rendez-vous en fonction de son calendrier.
  • Fournir des informations précises sur son entreprise (horaires, lieux, méthodes de travail).

Développement et intégration

  • Assistant vocal et textuel : Développement d’un système basé sur Microsoft Azure AI et Twilio, capable de répondre aux appels téléphoniques et aux messages texte.
  • Synchronisation avec l’agenda : Intégration directe avec Google Calendar pour gérer les créneaux disponibles en temps réel.
  • Personnalisation vocale : Configuration d’une voix synthétique chaleureuse et naturelle pour assurer des interactions agréables.
  • Multicanal : L’assistant est disponible via téléphone, messageries (WhatsApp, SMS), et le site web.

Phase pilote et ajustements
Après un déploiement initial, une phase de test a permis d’optimiser les réponses et de personnaliser davantage les interactions en fonction des retours des clients.

Résultats obtenus

L’assistant IA a transformé la manière dont le coach interagit avec ses clients :

  • Réduction de 80 % du temps consacré à la gestion des rendez-vous, permettant au coach de se concentrer pleinement sur son cœur de métier.
  • Disponibilité 24/7, garantissant des réponses instantanées aux prospects et clients, même en dehors des heures de travail.
  • Taux de satisfaction augmenté de 40 %, les clients appréciant la rapidité et l’efficacité des échanges.
  • Diminution des rendez-vous manqués grâce à des rappels automatiques envoyés par l’IA.

Grâce à l’assistant IA développé par AydiNet, j’ai pu libérer du temps pour me consacrer pleinement à mes clients tout en offrant une expérience encore plus professionnelle. Je peux me concentrer sur ce qui compte vraiment. C’est un vrai game-changer pour mon activité !

Anonyme

Coach professionnel

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